Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

Protools Oy kerää tietoja asiakkaistaan sekä verkkokauppansa käyttäjistä, jotta se voit tarjota asiakkailleen parhaan mahdollisen käyttökokemuksen. Asiakastietoja käytetään mm. turvallisen palvelun toimittamiseen sekä asiakaspalvelun laadun ja verkkokaupan kehittämiseen. Protools käyttää keräämiään asiakastietoja vain tässä tietosuojaselosteessa mainittuihin käyttötarkoituksiin. Protools Oy ei myy eikä luovuta asiakkaidensa tietoja eteenpäin (muissa kuin tämän tietosuojaselosteen 9. kohdassa mainitussa tarkoituksessa).

Toukokuussa 2018 voimaan astuneen EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaan henkilö- ja asiakasrekisterin pitäjän velvollisuus on informoida rekisteröityjä heidän henkilötietojensa käsittelystä. Tämä seloste täyttää tietosuoja-asetuksen informointivelvoitteen. Asiakkaan on hyväksyttävä tämän tietosuojaselosteen ehdot käyttääkseen Protools Oy:n palveluita.

1. Rekisterinpitäjä

Protools Oy (y-tunnus: 2223352-6)

Satukukanpolku 5 A 4

04430 Järvenpää

2. Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Puh.: 09-7515 4700 (pvm/mpm)

Sähköposti: info@protools.fi

3. Rekisterin nimi

Protools Oy:n asiakasrekisteri

4. Rekisteröidyt

Rekisteriin kuuluvat Protools Oy:n asiakkaat, jotka ovat rekisteröityneet verkkokaupan asiakkaiksi tai tehneet tilauksen verkkokaupasta tai myyjältä tai tilanneet uutiskirjeen. Rekisteriin kuuluvat myös henkilöt, jotka ovat ottaneet yhteyttä Protools Oy:n asiakaspalveluun verkkokaupan, puhelimen tai sähköpostin välityksellä tai myymälässä ja jättäneet yhteystietonsa tilauksen tai yhteydenoton yhteydessä.

Uutiskirjeen tilanneiden sähköpostiosoitteet kerätään toiseen rekisteriin, jota käytetään uutiskirjeiden lähettämiseen ja markkinointiviestintään.

5. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus

Henkilötietojen keräys perustuu:

• Asiakkaan antamaan suostumukseen
• Protools Oy:n ja asiakkaan väliseen rekisteröityyn asiakassuhteeseen, joka syntyy, kun asiakas rekisteröityy verkkokauppaan, tilaa uutiskirjeen, tilaa tuotetiedot, tekee tarjouspyynnön, tekee tilauksen, osallistuu asiakaskyselyyn, arvontaan tai kilpailuun
• Tilauksiin liittyvien velvoitteiden hoitamiseen, eli tilattujen tuotteiden postittamiseen ja laskuttamiseen

Henkilötietoja käsitellään vain alla mainittuihin, ennalta määriteltyihin tarkoituksiin:

• Asiakkuuden hoitaminen ja yhteydenpidon helpottaminen
• tilausten käsittely, toimitukset ja arkistointi
• ostohistorian säilyttäminen mahdollisia tuotepalautuksia tai takuukäsittelyitä varten
• Väärinkäytösten estäminen
• Asiakaskokemuksen ja asiakaspalvelun laadun kehittäminen
• Kohdennetun sisällön, viestinnän ja markkinoinnin tuottamiseen
• tilastojen laatimiseen

      6. Rekisterin sisältö

Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:

• Tunnistamistiedot, kuten etu- ja sukunimi
• Yhteystiedot, kuten osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• Ostohistoria: mm. tilatut tuotteet ja hintatiedot, toimitusosoite, valittu maksutapa ja toimitusehto
• Kontaktihistoria ja tallenteet puhelimen, sähköpostin tai internetin välityksellä käydyistä keskusteluista
• Palvelujen käytöstä havainnoiduin ja analytiikan avulla johdetut tiedot, kuten verkkokaupan selaus- ja käyttötiedot
• Rekisteröidyn IP-osoite, tilauksen sisältö, toimitus- ja maksutapa
• Mahdolliset erillisen toimitusosoitteen tiedot, kuten nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot
• Yhteisöä tai yhteisön yhteyshenkilöä koskevat tiedot kuten nimi ja y-tunnus

      7. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseänsä koskevat asiakasrekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esimerkiksi asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

8. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti:

• Asiakkaan itse syöttämien tietojen perusteella asiakkaaksi rekisteröityessään tai tilausta tehdessään
• Asiakkaan itse tekemän yhteydenoton perusteella. Yhteydenotto voi tapahtua puhelimen, sähköpostin, Messengerin tai muun internetsovelluksen välityksellä
• Asiakkaalle toteutettavien käyttäjäkokemuskyselyiden tai -haastatteluiden avulla
• Asiakkaan itse syöttämien tietojen perusteella uutiskirjeen tilauksen yhteydessä
• Palvelujen käytöstä havainnoitujen ja analytiikan avulla johdettujen tietojen perusteella

      9. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Luovutamme joitakin välttämättömiä tietoja kolmansille osapuolille tilausten toimitukseen liittyvien velvollisuuksien täyttämiseksi. Näitä kolmansia osapuolia ovat:

• Logistiikkakumppanit, jotka toimittavat lähetykset asiakkaan valitsemaan paikkaan
• Maksunvälittäjäkumppanit
• Laskuoperaattorit
• Tuotteen toimittajat, kun kyse on suoratoimituksista
• Tulli, kun tuotteita ostetaan verottomana
• Perintäyhtiö, kun lasku erääntyy ja siirtyy perintään
• Markkinointikumppanit

Yhteistyökumppaniyritykset ovat sitoutuneet noudattamaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

Tarvittaessa luovutamme myös tietoja viranomaisten pyynnöstä, mikäli lainsäädäntö sitä vaatii.

10. Käsittelyn kesto

• Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa
• Uutiskirjelistallemme rekisteröity pääsee poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme uutiskirjeessä olevan linkin kautta
• Asiakas voi pyytää häntä koskevan henkilötiedon anonymisoimista tai poistamista rekisteristämme. Osalle tiedoista lainsäädäntö voi asettaa velvoitteita tiedon pidempiaikaiseen säilytykseen (mm. kirjanpitolaki sekä kuluttajansuojalaki).

11. Henkilötietojen käsittelijät, tietojen suojaus ja säilytysajat

Henkilötietoihin on pääsy vain Protools Oy:n omilla työntekijöillä, jotka on koulutettu käsittelemään henkilötietoja turvallisesti ja vastuullisesti. Pääsy henkilötietoihin on myös IT-tukihenkilöillä, joiden kanssa olemme tehneet sopimusjärjestelyn, joka takaa, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoinkin asianmukaisesti.

Kaikki rekisterissä olevat henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä ja palvelimien tietoturva on korkealla tasolla.

Säilytämme henkilötietoja vähintään viisi vuotta ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset. Tilauksiin liittyviä sähköpostiviestejä, laskuja ja kuitteja säilytetään kuusi vuotta.

12. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle kuin poikkeustapauksissa. Poikkeustapauksia ovat vain EU:n ulkopuolelta tulleet tilaukset, jolloin kyseisen tilauksen toimitustiedot luovutetaan kuljetuspalveluyhtiölle toimituksen mahdollistamiseksi.

13. Evästeiden (”cookies”) käyttö

Protools Oy:n verkkokaupassa käytetään evästeitä (pieniä laitteeseen sijoitettuja tekstitiedostoja) tietojen keräämiseen. Evästeillä voidaan kerätä tietoja esimerkiksi miltä sivulta käyttäjä on siirtynyt osoitteeseen, mitä internetsivuja hän on selannut, mitä selainta käyttää sekä mikä hänen tietokoneensa IP-osoite on. Evästeitä käytetään mm. ostoskorin toiminnallisuuksiin, käyttäjän tunnistamiseen ja rekisteröityneen asiakkaan kirjautumiseen. Evästeiden kautta kerättyä tietoa hyödynnetään selvittämään miten hyvin sivustomme ja verkkopalvelumme toimivat sekä myös tilastointitarkoituksiin.

Verkkokaupan asiakkailla on mahdollisuus estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia siten, että selain ei salli evästeiden tallentamista. Evästeiden käytön kieltäminen saattaa kuitenkin estää joidenkin verkkokaupan toiminnallisuuksien hyödyntämisen.

14. Automaattinen päätöksenteko

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon

15. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Palvelumme kehittyessä ja lainsäädännön muuttuessa tai tarkentuessa pidätämme oikeiden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Merkittävistä tietosuojaselosteen muutoksista ilmoitetaan palveluun rekisteröityneille asiakkaille ehtojen päivityksen yhteydessä.

Päivitetty 10.3.2023